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客戶案例

人民郵電出版社:行走在線上的人才管理和發展平臺

        人民郵電出版社成立于1953年10月,是集圖書、期刊、音像電子及數字出版于一體的綜合性出版大社。全社現有員工800余人,是一支素質高、能力強、業務精、善創新的團隊。

一、出版行業是高度依賴于智力資源的行業

        出版行業是一個比較特殊的行業,其核心產品在于知識和內容,人類通過書籍看到的是里面的知識和內容。出版行業在人類社會的發展歷程中起到風向標的作用,無論是社會科學、自然科學還是文化藝術,出版行業所扮演的是啟蒙和發展的作用。因此,出版行業對人才的要求非常高,也非常特別,例如出版行業最核心的編輯崗位,除了需要深厚的文化底蘊和專業背景,同時對所從事的領域以及相關領域要有很好的洞察,能夠判斷出未來的發展方向,這就是所謂的要能夠站得高、看得遠、立意準;同時還需要有很強的執行力,能夠找到合適的作者,將想法變成現實;在產品出來后,編輯還需要能讓更多的人了解這個產品,只有獲得讀者的認可,產品才有價值。因此,出版是一個知識密集型產業,編輯是一個智力密集型職業,出版行業是一個高度依賴于人的智力資源的行業,人才的發展發揮著至關重要的作用。

二、人力資源信息化前的困境:習慣性自“嗨”

        人民郵電出版社成立于1953年,在采用人力資源管理系統之前,人力資源管理中的基礎環節薄弱,信息分散,基本上是采用Excel的形式管理,相關數據分散在不同人員的電腦中,部門內部無法實現信息共享,部門之間存在信息孤島現象,信息更新不及時,無論是員工本人還是人力資源的同仁都不太重視,在需要維護信息時,時常發生一個Excel表格上的數據更新了,而另一個Excel表格卻忘了更新,再加上相關人員對彼此之間的工作不了解,都只想著管好自己的一畝三分地。例如我剛到人力資源部工作的第一天,領導要我統計全社35歲以下編輯崗位人員過去三年的收入,當時我們用了整整一天的時間準備,數據最后還要再核實。原因其實很簡單,就是年齡、崗位、工資收入等信息分布在不同同事的不同Excel文件里面。無論是數據的規范性還是完整性都很難掌握和控制,當時打開電腦就會經常看到修改一、修改二、定稿一、定稿二、最終稿一、最終稿二……,最后往往自己都不知道哪個才是最終稿。

        人民郵電出版社實行的是三年一個聘期,到三年的時候我們所有的中層干部全體重新競聘。采用系統前,這是人事部門最痛苦的時候,基本每天都要加班到12點以后,根據大量的紙質表格來統計測評結果,呈報黨委辦公會作為討論的依據。而干部年終考核、選拔、競選民主測評時,我們也要花大量的人力、時間來統計結果。此外,還有上級單位和企業內部需要的各類報表,這些報表的數據校驗以及反復修改,對我們來說也是件非常痛苦的事情。

        其他如經常收到查詢年假剩余天數的電話、干部人事檔案專項審核、干部因私出國境的證件管理等都是我們人力資源管理部門的陣痛。每月一到發工資的時候,基本上相關人員是不能在那天休假的,而且人力資源部和財務部的同事往往還需要加班。

        采用人力資源信息系統前,一個普遍的現象是HR同仁一方面抱怨工作很忙、很累,另一方面又很習慣當時的工作方式。現在反思來看,這種現象算是一種習慣性自“嗨”。

三、行走在線上的人才管理和發展平臺

        我們雖然只有800多名員工,但下屬企業有10余家,而我們本部的崗位體系又分為編輯、營銷、職能多個序列,每個序列分為助理級、初級、中級、高級和資深高級多個級別,采用的是矩陣式管理。我們在計劃上線人力資源管理系統的時候,一個要考慮的因素就是要為下屬企業預留一個平臺接口,同時也要考慮到上級單位將來整合人員信息的需要,更重要的是希望通過人力資源管理信息系統這樣一個有效的工具來提升人力資源的整體管理水平,因此,經過多方選擇和仔細考察,最終決定采用宏景人力資源管理系統。

        人力資源管理信息化,主要是要解決什么問題?這是人力資源管理信息化第一個要思考的問題。基于多年的實踐,我們認為人力資源信息系統在三個方面對我們起到了很大的支撐作用,第一是人力資源管理基礎的夯實和固化;第二是人力資源管理效率和工作質量的提升;第三是對人才培養的有效支撐。

1、人力資源管理系統是人力資源管理基礎的夯實和固化

        實際上我們人力資源的頂層設計是制度,因為制度建設會把很多很好的成果固化下來,不會隨著人發生變化而走樣,多年來我們一直注重制度建設,而制度建設的生命力在于執行。e-HR系統就是制度固化的載體,同時也是數據整合、規范整合、操作流程整合、人才成長記錄整合,甚至是人員關系整合的有效工具。通過e-HR系統作為人力資源信息的數據倉庫,實現人力資源管理信息的全部集合化管理,在人力資源內部不同崗位之間實現信息的共享共用,在不同部門之間實現關于人員信息的互通,讓員工實現一處填寫,便能夠多處準確調用。

2、通過人力資源的信息化實現管理效率和工作質量的提升

        在采用宏景人力資源管理系統后,我們的人力資源部減少了一個人員,更重要的是實現了減員增效。人力資源部門的工作內容也比以前有了增加,工作做得越來越細、質量越來越好,工作效能有了很大改變。例如通過我們采用的宏景云平臺,在開展測評、考核評價等方面的工作時,基本上把過去幾天,甚至需要一、兩周才能完成的工作變成分分鐘搞定,整體工作效率有了大幅度的提升,出結果的時候可以做到秒出結果。2017年4月,我們所有的中層干部全體競聘,涉及到50多個崗位,參與競聘的人員遠遠超過了這個數量,在確定聘用方案、機構設置、干部職數、集團審批等所有流程走完后,于3月23日公布了競聘崗位,3月27日截止報名,3月28日一天就做完了資格審查。如果沒有宏景云平臺的支持,一天做完資格審查,這在以前是想都不敢想的。再如,在我們的薪資體系中,有不少補貼項有起止時間限制和年限控制,采用e-HR系統前,我們不得不用人腦來記,在薪資計算和發放時經常要做人工的調整。通過采用宏景系統的薪資處理模塊,給有時間要求的補貼項設置起止時間和相應的年限條件,系統就能自動處理,有效地解決了類似的問題。通過人力資源信息化實現管理效率和工作質量提升的例子還有很多,前面部分所提到的困境也都得到了比較滿意的結果,在此就不一一贅述了。

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圖1 使用云平臺進行中層干部的民主測評,“秒”出結果

3、人力資源管理系統是人力資源管理基礎的夯實和固化

        作為高度依賴于人的智力的知識密集型行業,人才的發展在企業的生存與發展中起到至關重要的作用,而基于信息化系統實現人力資源高效管理是有效進行人才發展工作的基礎。我們期望的人力資源管理系統除了能實現高效的人力資源管理之外,還期望在人才發展體系中扮演重要的角色。

        我們的人才培養體系是雙重引導:我們把部門領導定義為人才培養的第一責任人,而包括社長在內的具有高級專業技術職務的其他領導承擔第二導師的責任。例如應屆畢業生的招聘,人力資源部的責任是應屆畢業生招聘質量的把關,去挑選符合企業價值文化、具有成長潛力的一張“白紙”;部門領導是應屆畢業生的第一導師,要負責他們的日常培養和能力提升,教會他們相應的業務技能;第二導師要負責對他們進行職業規劃的引導和職業困惑的解答。

        在人才隊伍建設和培養的過程中,要做的事情很多,如果所有這些事情都要靠人通過手工的方式一件一件去記、去做的話,我們是顧不過來的。人力資源管理信息化建設就是我社人才隊伍建設的基礎支撐,是人才隊伍發展的“抓手”。我們認為若沒有這樣一個基礎支撐和“抓手”,人才發展體系的落地和人才建設體系的實施會大打折扣。例如我們在實行新員工培養的時候,有一個明確的談心談話制度,要求所有的新員工和他的導師要定期開展談心談話。但是具體有沒有談?怎么談?企業和人力資源部如何來掌控?我們的經驗就是充分的利用人力資源管理系統,通過人才培養跟蹤記錄模塊來進行管理和監控。每次談完之后,需要把談話時間、地點、心得體會以及新員工的收獲,經過總結歸納簡單的記錄在人力資源管理系統中,通過人力資源管理系統來對人才培養的過程和結果進行監控。

        宏景人力資源管理系統已經成為員工在企業發展和職業生涯的全程記錄者,通過信息的更新與變化,在反映員工的成長軌跡、發現其不足、明確其提升方向等方面起到至關重要的作用。同時也給員工在晉升、考評時提供了便利,例如有位同事在申報正高職稱的時候,打開人力資源管理系統發現這些年走過的路徑在系統里清晰可見,很多東西自己都已經記不住了,但是在人力資源管理系統中很清晰地記錄著自己發表過什么樣的作品、獲得了什么樣的獎項,基于系統記錄填起申報材料來就非常簡單了。

        企業里人才建設和培養體系也是在不斷更新和變化的。宏景人力資源管理系統的多子集功能可以很好地支撐我們不斷完善的人才建設和培養體系。根據人才建設和發展的需要,我們可以非常方便地擴展新子集。這種便捷的可擴展性也是我們人才建設和培養發展過程中必不可少的要素。

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圖2整合業務流程


四、關于e-HR系統的感悟

1、反思是前進的動力,系統工具促進了管理理念的更新

        對生活和工作的不滿永遠是我們改進的動力,既然不滿,我們就要尋求改變。經過多年的實踐和反思,我們認為人力資源管理系統是人力資源管理信息化的一個抓手,其背后是制度的規范化和流程的再造,甚至是管理理念的更新。以前大家都會覺得人力資源部門是一個黑匣子,永遠不知道他們在干什么。我們認為對企業來講一個新的管理理念是:除非這是商業秘密或企業的核心機密,否則就讓它透明化,你會發現越透明,管理成本就越小,就不會有小道消息,與其讓小道消息滿天飛,不如正面引導,第一時間把正面信息拋出來,小道消息自然而然就沒有了。

2、用專業的工具做專業的事

        我們人力資源信息化的一個建設思路是1+N,不要企圖用一個平臺解決所有的問題,每個工具都會有自己擅長的方面,用專業的系統做專業的事才是解決問題的正確思路。在與宏景軟件合作初期,宏景的顧問向我們多次推薦了宏景云平臺,當時我們沒有特別在意。但當我們要進行新一輪競聘,馬上就要面臨各種數據的采集、統計和匯總分析等工作時,一次偶然的機會,我們發現宏景云平臺可以非常好地解決競聘工作的痛點,采用后也確實給我們帶來了很大的幫助,取得了超過預期的效果。我們認為以開放的心態了解新產品、新技術非常重要,通過對新產品和新技術的了解,可能會非常有效地解決工作中的痛點、難點。

3、e-HR是旅程,需要持續改進和優化

        人力資源管理系統是一個工具,貫穿于人力資源管理的全流程,以系統作為抓手,通過持續改進和優化可以取到更大的成效。在e-HR系統實施過程中,要整體、全面的思考和規劃,完善管理規范,梳理和優化業務流程。而在e-HR系統實施完成后,仍然要從以人為本的角度出發,不斷改進和完善管理體系,實現業務流程的優化和再造。e-HR系統是一個沒有終點的旅程,持續的改進和優化甚至更為重要。存在的不一定合理,過去不代表今天,更不代表明天,要突破習慣性的固有思維,不要認為原來的兩件事就必須分成兩件事來做。像流程、內部的表單、報告等,通過反思與整合,調整、去除不合理的內容和節點,合并可以合并的內容,才能使人力資源管理體系和系統更加敏捷、合理、高效。

4、實施與知識轉移并重

        在人力資源管理系統實施的過程中,知識轉移也非常重要。系統的實施過程是一個非常好的契機,通過這個契機來理解系統的邏輯,全面掌握相關的技術和技能會對未來的管理和優化帶來非常大的便利。項目結項之后,不僅要留下一套系統,還要培養出內部能夠駕馭系統的人才。

5、以合作伙伴和服務的思維來推進信息化

        我們認為在推進人力資源管理信息化過程中,不要以管理者的思維來做人力資源管理系統,不要只考慮人力資源部同仁能從系統中獲得的受益,要從其他部門和所有員工的角度來思考,如何為他們提供服務和工作的便利。只有這樣,我們的人力資源管理系統才能得到他們的支持和擁護,才能讓系統得到廣泛應用,給企業帶來更大的成效。例如我們在實施的過程中,不僅從人力資源部門的角度去想這個事情怎么做,還要站在企業整體信息化的高度來考慮,甚至想到了怎么方便其他部門的工作等細節。

         實施人力資源管理系統的那些日子也許會讓你略感痛苦,但隨后你將享受更多愜意,停止無謂的加班,擁有更多的時間去做更有價值的事情。
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  :2019-01-18  【】  【
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