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客戶案例

人力資源信息化助力蘇州軌道集團快速發展

        蘇州市軌道交通集團有限公司成立于2002年,2007年軌道公司進行了重組,確立“三統一、兩分開”(統一組織和指揮、統一規劃和建設、統一運營和管理,分開出資、分開開發)原則。組建軌道交通建設領導小組,下設軌道交通資金籌措委員會、軌道交通工程建設指揮部。2012年,吸收合并原蘇州軌道交通有限公司的基礎上,組建了蘇州市軌道交通集團有限公司。

        蘇州市軌道交通集團有限公司為市直屬大型國有企業,主要承擔蘇州市軌道交通規劃、建設、運營、資源開發及物業保障等工作。集團現下設8個處室,7家分(子)公司、中心,對外投資5家公司,目前共有職工7000多人。

人力資源信息化建設歷程

        公司自成立起就對人力資源管理的信息化工作做了大量投入。早在2002 年就已經引入信息化系統,選用的是一家國內著名公司的軟件,2007 年重組后,引入了一個全球著名的e-HR系統。該產品雖然功能強大,但是在人力資源管理方面與我們企業的需求有一定的差異,不僅不易操作,不符合國企用戶的使用習慣,而且與國企的人力資源管理特點不太相符。所以我們不得不重新再做選擇,聚焦于國內產品穩定、行業經驗豐富的e-HR專業廠商。在同行考察學習中,我們了解到一家兄弟企業在人力資源信息化建設上頗有建樹,應用較深、較廣。在充分調研和比對后,我們最終選擇了該兄弟企業采用的操作更簡便,且符合國企用戶習慣的人事系統——宏景e-HR系統。

        2013年我們與宏景軟件確立了合作,雙方重新梳理了需求,經歷了新系統數據初始化的艱苦過程,現在已建立起覆蓋全公司及全體員工的完整人力資源信息庫,通過報表管理,系統能將各單位的數據進行有效分析,助力人力資源部完成國家統計局每年要求的國有企業單位報表的填報。新系統同步實現與Oracle 系統的數據對接,成為蘇州市軌道交通集團有限公司整體信息系統的人力資源數據中心。在新系統中我們還加強了招聘管理的功能應用,極大程度上提高了全集團的招聘效率。總之,我們通過不斷完善人力資源管理體系和加強信息化建設來提升整個集團的管控效率與人力資本的增值。

        時代在日新月異的變化,企業在激流中不斷進步,蘇州軌道交通地鐵線路不斷擴增,員工數量越來越大,薪酬體系也不斷改善,越來越需要一套能夠替代手工核算薪酬的智能化工具。2017年9月,我們再次攜手宏景軟件,齊力打造高度貼合蘇州軌道交通的薪酬核算發放系統,并于2018年1月完成了薪酬管理建設,在保留各下屬單位特有薪資項目的同時,滿足蘇州軌道交通薪酬管理制度下的薪酬管控,實現了按單位不同頻率的薪酬調整預警。

人力資源信息化成果展現

        企業的生命周期可分為發展、成長、成熟、衰退幾個階段,蘇州軌道交通作為一個正處于快速發展階段的企業也面臨著各種青春期的煩惱。組織機構不穩定,變化比較頻繁。通過e-HR系統自動生成的組織機構圖,不僅減輕了HR人員頻繁更新組織機構圖的煩惱,同時還可以根據需要還原某個歷史時間節點的組織機構原貌。這樣不僅可以展現企業組織機構變遷的歷史,更可以通過組織機構、人員匯報和合作關系的變遷,為組織設計和團隊建設打下較好的基礎。

  • 新穎的照片墻

        信息化時代,員工的入、離職比較頻繁。我們幾乎每天都要面對許多新面孔,無論是一線經理還是人力資源管理人員都有一個尷尬,就是看到一些新員工似曾相識,但是記不清該員工的姓名。員工信息展示通過照片墻的形式,不僅展示形式很新穎,還可以輔助我們盡快熟悉人員的情況,避免在日常工作中,由于記不清別人的姓名,而不得不詢問對方姓名所帶來的尷尬。

  • 全面完整的人員信息

        通過e-HR系統作為高效的管理平臺,我們建立了包括90多個信息集、600多個信息字段的完整的人力資源信息源。其中既包含了人員的基本信息、履歷情況、學歷、考勤情況、工資情況、職務職稱等信息,同時也包含了員工的工作經歷、合同信息、年度考核、培訓情況等信息,實現了對員工從入職到離職(退休)的全方位管理。

        為了能更好的全方位管理人力資源信息,我們將畢業證書、技能等級證書之類的附件上傳至系統,需要時可以聯機查看明細,避免了調閱檔案帶來的麻煩;同時也在系統中管理了結構化數據,可以有效地檢索出證書、上崗證等各類證件的有效期,到時系統會自動提醒,極大地提高了工作效率,并且降低了企業人力資源管理的風險。

  • 系統預警和待辦,人力資源管理變被動為主動

        人力資源管理是一項非常繁瑣且政策性很強的工作,需要嚴格遵守國家法律法規,規避用工風險。在采用e-HR系統前,我們的人力資源管理相對比較混亂,無論是勞動合同的到期續簽、新員工試用期的轉正,還是相關流程的處理經常會有誤期或遺忘的情況發生,不僅員工不滿意,也給企業的人力資源管理帶來了較高的風險。

        因此,我們在e-HR系統內根據業務需要設置了大量的預警條件,人力資源工作人員可隨時監控系統內的所有數據,一旦出現相關情況便會觸發預警,相關業務人員即可根據預警提示處理。比如,實現了對勞動合同到期的預警提示、新員工試用期轉正的預警提示等。通過固化的系統流程,管理人員可以通過待辦任務、已辦任務、我的消息、我的申請和任務監控(參見圖3)及時了解自己該做還沒做的任務,員工也可以及時了解審批進展,實現了透明化的管理。e-HR系統的上線使用,改變了工作人員以及員工的工作模式,將以往需要人為發現或被動應對的工作轉變為依靠技術實現主動處理的模式,大大提高了工作效率,讓人力資源管理人員能夠擺脫日常瑣碎的事務性工作,將更多的精力投入到更有成效的戰略性工作中。

        采用宏景e-HR系統前,我們集團的薪資項目不統一,“其他工資”包含了很多可以區分的工資項目,這樣使我們的薪資分析不準確,同時也使我們的薪資缺乏可對比性和參照性,給人力資源管理人員帶來了大量的解釋和答疑工作。

        在實施宏景e-HR系統的過程中,我們實施了薪資體系的整合,將抽象的概念具體化、形象化、簡單化,員工通過系統查閱工資單和采用自助服務時均可看到相關的內容,提高了解釋的效率和有效性,同時降低了相關HR專員面對面溝通答疑的工作量,起到了非常好的效果。

  • 顧問豐富的行業經驗,助力企業建立并落地行業領先的管理體系

        在實施過程中,宏景的專業顧問憑借多年積累的實施和咨詢經驗,就企業的科學化、規范化管理提出了不少有益的意見和建議。“三分產品,七分實施”,此次合作中,宏景實施團隊完美的詮釋了這句話,結合我們的實際業務情況,實現了人事業務的規范管理,讓企業的集中管控和人力資源數據的深度分析成為了可能。

         我集團是市直屬大型國有企業,除了軌道交通的運營,還承擔了規劃、建設、資源開發以及物業管理等工作,這就造成了人員類別、工種繁多、計薪標準多元化等,宏景公司在項目開始就派出了有豐富行業經驗的專家團隊,將實施和實際業務整合為一體。在需求分析的時候,一邊理解客戶的現狀和管理需求,一邊診斷和分析,依據團隊對于產品、信息化以及同業客戶管理的先進經驗與教訓,結合我集團不斷優化改進的業務流程,提出了先進、科學、可行的方案,而且得以成功落地,起到了少花錢多辦事,事半功倍的效果。

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  :2019-01-09  【】  【
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