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醫院人事軟件專業版

一、系統建設目標

        近年來,我國公立醫院迎來了人事制度改革、醫藥衛生體制改革等多重改革任務,與此同時,事業編制身份逐漸弱化的趨勢也已成為眾多醫務人員關注的焦點,隨著多點執業等制度的實施推進,民營醫療機構醫療的發展等諸多因素,醫療人才市場的競爭正在日益加劇。

        為了更好的適應未來的競爭環境,通過建設人力資源系統,不僅要解決簡單的事務性工作處理,更希望借助系統促進醫院人事管理融入更多的人才管理思想,由粗放向精細化管理轉變,提升人才競爭力。

1.  業務框架

        通過ehr信息系統建立涵蓋全院的報表、工資、合同、招聘、考評、職稱、晉升等人力資源業務管理體系,實現 “信息共享、業務協同、流程優化、決策支持”的人力資源管理信息化目標。


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2. 系統建設規劃

       結合現狀,采用“統一規劃、分步實施、突出重點、逐步完善”的建設思路,分三期建設完成,建設內容具體如下:

       第一階段:包括組織機構、人員管理、工資管理、報表管理等基礎業務搭建,解決人事信息分散,無法集中共享,業務處理效率低的問題。

       第二階段:包括人事異動考勤管理、科室自助、全院職工自助等業務應用,實現對人員的科學管理,規范業務流程,提高職工的滿意度。

       第三階段:通過招聘管理、職稱管理、考核評估等模塊的應用,保障人才隊伍對醫院發展的戰略支撐。

二、對系統的整體要求

1. 靈活性要求

       在系統內要實現組織機構、指標、代碼、表格、公式、流程等的快速配置,操作簡單,且可由業務用戶(業務用戶是指從事人力資源業務的應用人員)自行完成,不需要進行代碼級別開發,以滿足各種復雜多變的管理需求,靈活性要求包括:

(1)單位組織模型的定義和更改可完全通過配置實現, 能支撐復雜組織結構的管理,如行政科室、業務科室以及虛擬組織等。

(2)系統中存儲人事信息的子集、指標、代碼的更改可由業務用戶通過配置實現。

(3)具備簡單易用的表格設計工具,各類表格繪制風格統一、操作簡單、支持表樣導入,并支持設置打印、輸出excel、pdf等格式。

(4)系統中人事業務流程可靈活定義,包括流程中所涉及到的表單、審批節點、審批內容、數據存儲等設計和更改均可完全通過配置實現,無需動用代碼級二次開發。

(5)系統內人事業務需能根據實際要求進行靈活配置實現,如招聘資格審查環節的靈活定義。

2.  易用性要求

         由于面向不同使用水平的人力資源業務人員,因此系統必須具備良好的易用性,具體要求如下:

(1)可根據用戶習慣靈活調整界面配色方案,界面展現形式要具有較好的一致性。

(2)界面設計人性化,具備導航輔助及個性化設計,每個界面功能結構清晰、操作直觀簡單。

(3)與我相關的待辦、提醒、公告等內容可在主頁桌面內直觀展現,點擊即可辦理。

(4)信息呈現形式多樣,有圖表、有分析,并能層層鉆透到底層數據。

(5)用戶進行系統操作出現例外情況,系統應進行業務提示。

3. 適應上級要求

(1)系統需預置國標、行業標準等指標代碼體系,醫院個性化要求需能夠由業務用戶自定義。

(2)支持事業單位歷史各期工改的文件,數據標準、調資規則等業務的預置,并能夠根據當地的社保、工資標準、調資規則等人事管理要求進行靈活調整。

(3)能夠與上級單位下發的各類軟件進行數據對接,避免多套系統重復維護的情況。

(4)系統需預置人社部、衛計委等醫院行業通用統計報表模板,業務用戶能夠按照上級單位的要求靈活制作、修改。

(5)系統提供干部任免審批表模板,能夠與中組部干部任免審批表編輯器對接。

4. 先進性要求

(1)B/S 架構,以J2EE為系統的核心技術標準。

(2)系統設計采用先進的面向對象,UML方法進行建模,支持負載平衡、容錯處理、支持集群部署。

(3)提供與云服務、移動應用等先進技術的整合應用,提高業務管理水平的同時,兼顧使用人員的應用感受。

5. 可靠性要求

(1) 以較為成熟的eHR產品為基礎進行客戶化配置,盡量減少程序開發的比重,避免因整體性能不穩定而導致的項目風險。

(2) 具有為各類角色定義權限的能力,支持批量為賬戶授予角色,具有三員分離設計,確保系統權限安全。

(3)支持短信、驗證碼、UKEY等多種方式的密碼驗證機制,確保登錄安全。

(4) 具有業務操作安全約束機制,每類角色、每個用戶都有操作權限和操作日志記錄。

(5)支持對關鍵應用數據和系統數據的定期自動備份和不定期人工備份。

6. 擴展性要求

        系統設計采用框架及模塊化結構,應具有高度彈性及擴展特性,能夠與單位其他系統實現互聯互通,同時要能夠支撐未來業務發展的需要,提供完善的業務擴展與升級保障。

(1)軟件版本升級或改進可在不影響業務的情況下進行,保證系統可以穩定、平滑過渡。

(2)支持統一 LDAP 服務,獲取組織機構、人員信息集等基礎信息,支持 EXCEL 接口、XML 接口、Web service等信息交換模式。

(3)具備與財務、OA、HIS、主數據平臺等醫院內部其他業務系統對接的能力,滿足醫院整體信息化要求。

(4)能和微信、釘釘等移動應用對接,用于人員信息瀏覽,流程審批、消息提示等,實現通過手機等移動設備進行異地審批或瀏覽。

三、對系統功能模塊的要求

1. 組織機構

(1)能夠對單位、行政科室、業務科室等組織體系進行自定義管理,支持生成組織機構圖,能夠層層展開與信息穿透,清晰直觀體現機構的層級與機構信息。

(2)能夠靈活地實現組織機構的設立、撤銷、合并、分離、更名以及職能調整,能夠記錄機構調整的歷史信息。

(3)能建立適合醫院運行的崗位體系,包括崗位分類(如醫、護、藥、技、管理、工勤等)、行政級別(如:院長、科主任等)、職稱級別(主任醫師、主治醫師、住院醫師)等,維護簡易便捷。

(4)支持對崗位基本信息管理,如崗位職責、任職資格、崗位編制、崗位關系等信息的維護與管理,并可自動生成崗位說明書。

(5)支持自動生成編制信息,能根據人員情況自動生成單位、部門的實有人數及余缺編情況。

(6)能夠對機構信息進行多維度的統計分析和報表的自動生成。

2. 職工信息

(1)可以記錄職工從入職到離職的全部信息,如基本信息、學習培訓經歷、歷次職務職稱變動、歷次工資變動、崗位輪轉信息、每月考勤信息、獎懲情況、考核情況等等。

(2) 管理員或有權限的業務人員可根據需要對人員信息項目進行靈活的增加、修改、刪除。

(3) 可從不同維度進行職工分類管理,如:按照用工形式分為在編人員、合同人員、勞務派遣人員、返聘人員等;按照人員狀態可分為在崗人員、離退休人員、進修培訓人員,待崗人員、內退人員、待聘人員、調出人員、應聘人員等。

(4)能夠對兼職人員進行管理,并能夠根據需要不出現重復統計。

(5)職工信息采集與維護中,支持對人員數據進行批量修改、增加、刪除,支持excel的導入、導出功能。

(6)具有智能計算功能,如通過身份證自動計算出生日期、年齡、性別信息等;

(7)能自由調整單位或者科室的人員排列順序。

(8) 具有強大的檢索、查詢功能,能夠實現任意符合格式的組合條件查詢。

(9)支持歷史信息查詢,例如查詢曾經任職過人事專員的人員等。

(10)業務用戶可根據需要自行設計各種人事卡片,如員工履歷表、干部任免表、各種證明等,并可根據需要導出Excel、pdf、word等多種格式。

(11)能夠根據不同的口徑、范圍、查詢條件等進行便捷的統計分析,生成直觀的統計分析圖(柱狀、餅狀、曲線),并能夠穿透到具體數據。

(12)能夠對職工生日、轉正、培訓、證書、退休、返聘等信息進行自動提醒,并且可以通過郵件、短信等方式提醒相關人員進行及時的處理。預警的內容、條件、時間等能由業務人員根據需要自行定義。

3. 報表管理

(1)系統需預置人社局、衛計委等部門的統計報表模板,并能夠根據需要由業務用戶自行調整,無需廠商二次開發。

(2)基于人員信息庫,各種院內、外報表的數據能夠自動生成,并且有準確性校驗功能,能夠導出excel格式。

(3)統計報表可以在不同部門間共享,不同部門可以在權限范圍內生成自己的報表數據。

(4)對已完成的報表,可以按月、季、年等時間段內進行歸檔,基于歸檔報表既可進行時間維度的縱向分析,也可進行部門間的橫向比較分析。

(5) 能夠對報表數據進行“反查”,展現數據來源。

4. 合同管理  

(1)能夠保存全體職工的合同信息,包括合同性質、類型、起止時間、簽訂次數、變更原因等,形成合同臺賬。

(2)對合同的簽訂、續簽、變更、終止等業務要能夠進行流程審批管理,流程的配置需簡單便捷,流程處理結果能夠自動歸檔。

(3)系統需預置聘用合同、勞動合同、保密協議、培訓協議等常用模板,并可根據需要靈活調整,可以進行批量打印。

(4)人事部門可查詢已到期合同、預到期合同、當前執行合同等信息。

(5)對試用期滿、合同到期等信息具有自動提醒功能,業務人員可根據提醒直接進行相關合同業務辦理。

(6)對各類合同信息能夠從不同角度進行統計分析,如按照合同類型、合同期限、合同起始日期等不同維度的分析。

5. 保險管理

(1)對個人社會保險、公積金、職業年金等保險福利進行管理,包括各險種的繳費起始時間,歷年繳費的記錄,轉入轉出記載等,能夠生成臺賬。

(2)能夠對各種保險、公積金、年金等的計算規則和組成項目進行靈活定義與自動核算,且計算結果能夠參與工資的核算處理。

(3)能夠對社會平均工資、繳費基數、各項社保繳費比例等基礎信息,進行批量導入、手動調整或審批調整。

(4)如出現入職、離職等增減員情況,要能主動提醒相關業務人員為其辦理保險作業。

(5)起繳、停繳等各種保險業務如果需要流程審批,流程能夠靈活定義。

(6) 能夠打印輸出人社局、財政局等單位需要的報表。

(7)對各保險情況可進行多角度的分析,如按社保繳納情況、參保人員情況,繳費基數、年度增減變化情況、社保成本情況等進行統計分析,并支持打印輸出。

6. 考勤管理  

(1)支持員工的請休假流程,能上傳請假證明,審批通過后,請假結果自動記錄到人員信息下,請休假規則及審批流程可根據需要靈活定義。

(2)支持科室考勤上報功能,可自動匯總員工請假信息,上報流程支持多級審批,上報界面操作簡單便捷。

(3)對科室上報的考勤信息進行匯總審批,提供數據校驗審核機制。

(4)結合醫院的考勤制度對考勤數據進行自動核算,核算結果能夠與工資核算關聯。

(5)對遲到、曠工、產假、病假、自費出國達到一定天數的員工進行報警提醒。

7. 工資管理

(1)可靈活定義各類工資標準,滿足國家、地方、行業或單位需要的工資制度要求。

(2)可以根據單位工資政策靈活制定各種調資業務模板及適用規則,針對不同人員能夠實現如確定工資、轉正定級、職務變動、正常晉級、調整標準等各種調資業務,并能夠打印輸出相關的審批表、匯總表、明細表等。

(3)對不同人員類別可定義不同的工資體系,其中涉及到的工資項目、計算公式等可根據需要靈活定義與修改。

(4)工資核算時可引用系統中其他業務模塊的數據,如考勤、績效、獎懲等各項數據

(5)提供不同薪資項目、不同人員類別的批處理功能,以及批量導入導出功能。

(6)工資體系要能夠支持自動計稅,包括正算稅、反算稅、合并計稅及符合國家法律規定計稅方式的自動計算,如工資薪金、全年一次獎金、勞務報酬、殘疾人稅率等;

(7)對工資的計算結果要能夠進行手工調整。

(8)具有銀行報盤功能,能夠自定義不同銀行的報盤格式。

(9)能夠對工資數據進行報表輸出,報表格式能夠靈活定義。

(10)工資變動或發放信息能夠自動歸檔,可通過郵件、短信等方式通知員工,員工也可通過自助平臺查看。

8. 人員調配 

(1)支持內部晉升、降職,辭職、調離、退休、交流、掛職、長期病假、脫產學習培訓、待崗、停薪留職等人員異動的規范處理與結果自動歸檔。

(2)各種人事流程的設計能夠由業務人員用拖拽的方式完成,不需要后臺做特別的開發。

(3)流程表單能夠由業務人員靈活的定義,支持輸出、打印,配合線下審批。

(4)審批流程可采用自動流轉、手工指派等規則進行處理,滿足不同的審批工作需要。

(5)支持工作流流轉,實現不同部門、科室或業務銜接的分工應用,如職工入職審批通過后,自動通知薪酬起薪業務等辦理,滿足人事關聯業務間的協同應用。

(6)支持流程說明指引,各個流程可編輯流程說明,便于相關人員直觀了解流程規則。

(7)能夠根據要求設計、打印、輸出變動人員的明細表及匯總表。

(8)系統可以通過站內信、郵件、短信等多種形式發起待辦通知,提示工作人員及時處理相應流程,并可以對流程的審批進度實時監控。

9. 職工自助服務

(1) 能夠為職工開通賬號及授權,嚴格的權限保障不同用戶對人力資源業務數據的不可見。

(2)員工能夠對頭像、界面配色風格、工作面板、密碼等進行符合個人要求的個性化設置。

(3)能夠查看單位發布的人事規章制度,下載相關的人事表格。

(4)職工能夠在權限范圍內查看個人信息,對錯誤記錄能夠申請修改,經相關部門審核后方可入庫。

(5)職工能夠在線進行請假申請、公出申請、轉正申請等各種人事業務辦理,并能夠跟蹤業務處理進度。

(6)能夠查看某個時間段(月度、季度、年度、不定期)內工資匯總及明細信息。

(7)通過自助平臺,能夠進行各種問卷調查,問卷調查內容可靈活定義。 

10. 科室自助服務  

(1)各科室能夠在線填報考勤表,在線完成科室考勤上報工作;

(2)科室領導可在管理范圍內查詢本科室人員的相關信息,并能夠進行相關統計分析;

(3)可輸出職工常用名冊,聯系名冊,專業技術人員名冊等等

(4)科室領導能夠進行本科室人員相關人事業務的審批,如請假、公出、轉正等申請;

(5)能夠在線進行招聘計劃、培訓計劃等人事相關業務的填寫與提報。             

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